Zeitplanung und Zeitmanagement
Seine Termine und Projekte auf Papier zu planen, mag zwar altmodisch klingen, hat aber durchaus Vorteile.

Das Jahr 2018 ist erst wenige Tage alt, noch nicht einmal eine Woche hat es auf dem Buckel, und schon sollte man zumindest sein erstes Quartal einigermaßen durchgeplant haben. Warum eigentlich? Ist doch klar, damit man die grobe Richtung weiß, in die es gehen soll und damit man die Lücken sinnvoll füllen kann. Hier meine ich natürlich in erster Linie die zeitlichen Lücken.

Gebraucht der Zeit, sie geht so schnell von hinnen,
Doch Ordnung lehrt Euch Zeit gewinnen.

Zeitplaner mit Patina
Diesem Organizer sieht man an, dass er schon ein paar Jährchen auf dem Buckel hat. Macht aber nichts, nachhaltig ist eben auch, etwas nicht gleich wegen ein paar Gebrauchsspuren wegzuwerfen.

Zur Planung seiner Aktivitäten, seiner unmittelbaren und mittelfristigen Zukunft, kann man sich unterschiedlicher Methoden bedienen. Zum einen lässt sich das locker aus dem Handgelenk mit einer für Außenstehende undurchschaubaren Zettelwirtschaft organisieren. Andere wiederum bevorzugen die digitale Organisation mithilfe von Apps auf dem Smartphone oder entsprechenden Programmen auf dem Rechner wie zum Beispiel Outlook oder Google Calendar. Und wieder andere setzen auf den guten alten Zeitplaner in Form eines kleinen Ringbuches mit entsprechenden papiernen Einlagen, die im Laufe der Zeit mit allerlei Daten gefüttert werden.

Die kreative Zettelwirtschaft

Ich kenne mittlerweile alle drei Methoden und habe die für mich am besten funktionierende herausgepickt. Bei der Zettelwirtschaft ist klar, irgendwann kommt der Punkt, an dem man irgendeinen entscheidenden Zettel nicht findet. Und zwar absolut nicht. Entsprechend groß ist dann der Aufwand, das wieder in Erfahrung zu bringen, was auf diesem einen entscheidenden Fresszettel stand. Kann man als Methode machen, bringt aber langfristig gesehen nur Mehrarbeit und Frust.

Terminplanung digitaler Art

Auch das habe ich schon durch – und bin fertig damit! Ähnlich wie bei der Zettelwirtschaft ging es mir beim digitalen Planen so, dass ich vor lauter Begeisterung lauter unterschiedliche Systeme ausprobiert habe. Outlook von Microsoft war berufsbedingt angesagt, irgendwann verwendete ich eine Weile Google Calendar, zwischendurch probierte ich andere Möglichkeiten aus und das Ende vom Lied war, dass ich mich hier zwar nicht mehr auf die Suche nach papiernen Fresszetteln machte, sondern stattdessen irgendwelche Daten irgendwo suchte und nicht mehr wusste, wo ich jetzt genau was abgespeichert hatte. Auch nicht so toll, vor allem dann, wenn es darauf ankommt…

Analoge Zeitplanung
Nicht nur den Filofax Organiser verwende ich gerne, sondern auch das „Notebook“, bei dem man die Zettel wieder nachfüllen kann.

Und immer wieder lande ich beim

Organiser von Filofax

Auch hier habe ich einige ausprobiert. Im Grunde genommen ist es eigentlich egal, wenn man die klassische Methode mit Papier, Ringbuch und Stift bevorzugt, ob der Organiser von Filofax*, von Tchibo oder von sonstwem ist. Wer mag und dafür ein Faible hat, kann auch ein BulletJournal anlegen. Mir persönlich ist das aber zu bunt und zu chaotisch und damit für mein Empfinden eher kontraproduktiv. Schließlich möchte ich ja meine Termin- und Projektplanung irgendwie strukturieren, damit ich den Überblick behalte.

Zeitmanagement mit Papier und Kugelschreiber
Jedes Jahr aufs Neue wird das Kalendarium aufgefüllt, der Rest bleibt einfach drin, da ändert sich ja fast nichts.

Ich habe mich schon vor Jahrzehnten für den Filofax als Basis für meine Organisation entschieden und habe definitiv nur ein einziges, ledernes Ringbuch in Gebrauch. Hat also nichts zu tun mit dem „filofaxing“, bei dem es meines Erachtens nach in erster Linie darum geht, die leeren Seiten des Terminplaners bunt zu gestalten und zu jedem Outfit das passende Büchlein aus dem Regal ziehen zu können. Okay, da frage ich mich, ob das überhaupt zielführend sein kann, seine Zeit so zu verplanen, dass man die Gestaltung des Plans selbst schon als zeitfressendes Projekt einbaut…

Zeitplanung auf Papier ist hoffnungslos veraltet

Man liest und hört es des öfteren, dass die Planung auf Papier veraltet, anachronistisch sei. Mag sein. Auf der anderen Seite ist ja genau das Anachronistische derzeit wieder voll im Trend. Oder wie sonst könnte man sich erklären, das BulletJournale führen oder Filofaxing angesagt sind!?

Ein klassischer Terminplaner mit Lederringbuch
Ich bin eher der konservative Typ, was die Organisation von Terminen, Adressen und Projekten betrifft.

Für mich ist der Filofax ein absolut zeitloser Klassiker, bei dem mir noch nie aufgrund eines Absturzes Daten abhanden kamen, der mir keine Werbeprospekte zukommen lässt, nur weil ich in die ToDo-List eintrage, dass ich mich noch über dieses oder jenes Produkt informieren möchte und der auch nicht weltweit ausspioniert werden kann, weil ich zufällig irgendeiner App Berechtigungen erteilt habe, die das schamlos ausnützt. Natürlich könnte man zum Punkt Datenverlust argumentieren, dass dies genauso bei der konservativ-konventionellen Methode passieren kann, wenn man den Filofax irgendwo verliert oder liegen lässt. Nur, nach meiner persönlichen Statistik ist mir letzteres noch nie, der digitale Datenverlust hingegen schon mehrmals passiert. Insofern klarer Vorteil für die analoge Methode!

Welche ist die richtige Methode beim Zeitmanagement?

À propos Methode: derer gibt es viele im Bereich Zeitmanagement. Man kann sich an ToDoListen aufreiben, man kann sich der ALPEN-Methode verschreiben, man kann aber auch einfach nur seine Termine eintragen und schauen, dass sich nichts überschneidet und gewisse Pufferzonen für unvorhersehbare Ereignisse eingebaut sind. So handhabe ich es. Wie immer möglichst einfach und effizient. Es bringt ja nichts, wenn die Zeitmanagementmethode zu einem weiteren zu betreuenden Projekt wird.

Ein absolut analoger Geldschein steckt meist in der hinteren Klappe meines Organisers in der Reißverschlusstasche versteckt. Der ist nur für Notfälle, damit man irgendwo zumindest in einem Café auf seine Rettung warten kann, falls man mal den Geldbeutel verloren oder vergessen hat…

Ein weiterer Vorteil der klassischen Zeitplanung ist meiner Meinung nach, dass man sich nicht als Ausgleich zu einem übermäßigen Aufenthalt in der digitalen Realität – ich rede bewusst nicht von einer virtuellen Realität in diesem Zusammenhang – lustige Ausmalbücher mit Titeln wie „Flora und Fauna in meinem geheimen Garten“ zulegen muss, um diese dann zwecks Entspannung und Erdung in der analogen Welt mitO vielen bunten Farben auszumalen. Die Entschleunigung und Erdung gibt es sozusagen gratis obendrauf, wenn man seine Zeitplanung auf Papier festhält.

Papier ist immer noch geduldig

Ob man sich dazu jetzt eines Systems wie Filofax bedient oder ob man einfach günstige Kladden verwendet, ist letztendlich Geschmackssache. Der eine so, die andere so. Da ich es einfach und bequem mag, verwende ich eben den Filofax*, weil ich mir ziemlich sicher sein kann, dass es dazu jede Menge passende Blatteinlagen gibt, gleichgültig ob Original oder nicht. Das macht es für mich einfach, dieses System über Jahre hinweg anzuwenden, ohne dass sich auf einmal die optische Aufmachung dermaßen ändert, dass ich anfangen muss zu suchen, wo sich was befindet. Genau das passiert einem dann eher mit digitalen Zeitmanagementsystemen.

Wie handhabt ihr das mit eurer Zeit- und Projektplanung? Erledigt ihr alles digital? Oder auch noch analog? Ich bin jedenfalls gespannt auf eure Antworten!

 

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21 KOMMENTARE

  1. ohh ja, da bin ich ganz bei dir meine Liebe!
    es muss nicht immer digital sein und ich finde gerade so etwas schriftliches hilft einem viel besser zu visualisieren 🙂
    das Filofax-Notebook habe ich auch und gestalte mir damit mein eigenes Journal jeden Monat! ich LIEBE es!

    liebste Grüße auch,
    ❤ Tina von http://www.liebewasist.com

  2. Oooh wie schön! 🙂 So ein Filofax ist schon richtig edel. Leider sind unsere gemeinsame Zeiten vorbei. Mich hat das digitale Fieber gepackt und ich gestehe… ohne mein iPhone geht leider gar nix mehr. Als ich deinen Bericht gelesen hab wurde ich trotzdem wehmütig! Die Zeiten waren schon etwas schöner udn ich hab mich immer gefreut, wenn ich ihn in der Hand gehalten habe! 🙂

    Ganz liebe Grüße,
    Jen von http://www.cj-on-tour.at

  3. Ein wunderbares Stück. So einen habe ich auch noch zuhause, welchen ich jährlich mit neuen Inhalten füllen könnte. Ich fange dann meist an, steige aber nach wenigen Wochen wieder auf meinen Onlinekalender um. Rentiert sich für mich einfach mehr. 🙂

    Alles Liebe,
    Verena
    whoismocca.com

  4. Ich mische: In meinem Handy habe ich nen Kalender, da schreibe ich alle Termine ein: Beruflich und privat. Da ich alle Termine von den fünf Kindern, mir und meinem Mann im Blick haben muss, gibt es einen großen Familienkalender, der in unserer Garderobe hängt. Dieser hat sieben Spalten: Für jedes Familienmitglied eine. Wir- mein Mann und ich – gehen einmal die Woche alle Termine durch, damit er auch Bescheid weiß, wann etwas anliegt. Für Ideen, Projekte, Schreibarbeiten etc. habe ich immer ein Notizbuch dabei. Die redaktionelle Planung des Familienblogs läuft online über trello. Redaktionelle Planungen für meinen einen Auftraggeber auch über trello und planio. Der Filofax wäre mir aber viel zu klein.

    LG Anja

    • Da wir nur eine Kleinstfamilie sind, brauchen wir nicht viel Kalenderplatz, um unsere Termine aufeinander abzustimmen. Für mich reicht der Filofax ganz gut aus, Ideensammlungen für den Blog zum Beispiel kann ich auf Notizblättern im Filo anlegen, terminlich eingetragen werden bestimmte Blogposts dann lediglich in Stichworten. Andere Tätigkeiten beinhalten bei mir viel Routine, wo ich dann also so gut wie nichts planen muss – täglich grüßt das Murmeltier 😉
      Liebe Grüße
      SvL

  5. Sehr schöner Artikel. Ich plane meine Termine nur digital, mittels Kalenderapp auf meinem iPhone und MacBook. Habe einen gemeinsamen Kalender mit meinem Mann und so ist es einfach, dass wir immer wissen was gerade ansteht.
    Meine Notizen speichere ich auch alle digital auf meinem Server, so habe ich diese auch immer auf all meinen Geräten und überall auf der Welt abrufbar und für mich der größte Vorteil, dass ich sie einfach durchsuchen kann. So kann ich auch alte Notizen immer wieder schnell finden.

    Liebste Grüße
    Doris
    http://www.miss-classy.com

  6. Meine Liebe,

    ich verwende beides – einerseits mache ich alles elektronisch im Outlook (da synchronisiert sich einfach alles – iPhone, iPad, Computer … das ist für mich im Job sehr wichtig) und andererseits habe ich schon alleine aus nostalgischen Gründen immer einen Filofax verwendet. ich liebe ihn einfach … ich muss manchmal etwas aufschreiben, damit ich mir eine Lösung erarbeiten kann.

    Interessanter Beitrag!
    Liebe Grüße
    Verena

    • Da es bei mir jobmäßig egal ist, wo ich was plane, kann ich mich voll und ganz der analogen Zeitplanung widmen 😉 – früher habe ich Schulungen in unter anderem in Outlook gegeben und andere Leute für diese Anwendung begeistert 😉
      Liebe Grüße
      Salvia von Liebstöckelschuh

  7. Ixh komm mit meinem elektronischen Kalender auf dem Iphone oder Mac gar nicht klar, ich muss immer was zum schreiben haben.
    Daher habe ich seit Jahren einen „normalen“ Kalender, den ich immer in meiner Tasche habe 🙂 Sehr schöner Beitrag…

    • Liebe Anja,

      Filofax ist ein Kalender- und Zeitmanagementsystem, das vor grob gerechnet 100 Jahren in England entstanden ist. Teuer ist es, weil die Ringbücher hochwertig und zum Teil aus Leder sind. Die Original-Papiereinlagen sind allerdings auch teurer als welche von NoName-Herstellern. Du bekommst da eine große Vielfalt an Vorlagen, egal ob Kalender mit 1 Tag pro Seite oder 1 Woche auf 2 Seiten oder wieder anders aufgeteilt. Ebenfalls gibt es Jahresübersichten als Leporello, Adressregister, Projektplanung, ToDoListen, Einnahmen-/Ausgabenformblätter etc. pp… Man kann sich also seinen ganz persönlichen Filofax zusammenstellen und das macht den Filo wohl so einzigartig und beliebt. Mittlerweile gibt es auch die Möglichkeit, sich selbst passende Formulare zu designen…

      Liebe Grüße
      Salvia von Liebstöckelschuh

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